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バーチャルオフィスの選び方8つ｜選ばれる理由やサービスを解説

その他更新日：2023.02.28

エンジニア採用

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、仮想（バーチャル）と事務所（オフィス）と掛け合わせたものです。賃貸料を払えば部屋を借りることなく一等地の住所を使うことができます。この一等地の住所の登記から会議室に人を呼んで使って会議をしたり、郵便物の受取など通常のオフィスと同様に使うことが可能です。また、来客対応を受付のスタッフが行う、専用電話も使えるなど、いろいろなサービスが利用可能なのがバーチャルオフィスになります。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスにはさまざまなメリットがありますが、大きなメリットとして、費用をおさえられる、信用を得られることの2つが挙げられます。それでは、このバーチャルオフィスのメリットを2つピックアップし、それぞれ詳しくご紹介しましょう。

費用をおさえられる

費用をおさえられるのがバーチャルオフィスのメリットです。実際に、一等地のオフィスビルで部屋を借りると高額の賃貸料がかかる場合があります。しかし、バーチャルオフィスであれば約20,000円前後で借りられる所が多いので、コストを下げることができるのです。また、敷金や礼金、保証金などのイニシャルコストを抑えることも可能です。

信用を得られる

信用を得られることがバーチャルオフィスのメリットです。東京の一等地の住所を使えますし、ホームページにも名刺にも記載できます。専用電話番号に「050」の番号で電話転送から受付スタッフの来客対応、電話を受け継ぎするなど、会社の信用を集めるでしょう。また、オプションでは専用FAX番号と電話秘書も依頼でき、広くてお洒落なラウンジや会議室を利用することでより信用ある会社と印象付けることができます。

バーチャルオフィスのサービス内容

バーチャルオフィスにはプランなどにもよりますが、登記用住所や電話の取次までさまざまなサービスを取り扱っています。それでは、バーチャルオフィスのサービス内容を5つ取り上げて、それぞれ詳しくご紹介しましょう。

登記用住所

バーチャルオフィスのサービスでは、登記用住所が利用可能です。東京では渋谷、麹町、日本橋などの住所を、神奈川県であれば新横浜など人気のある一等地の住所にオフィスビルを構えたように、住所を使うことができます。また、法人登記をするための追加料金はかからない、コストをカットできるバーチャルオフィスです。そのため、会社のブランド力も上がりますので、より信用を集め、多くの企業が安心して取引ができるでしょう。

固定電話

固定電話を使うことができます。専用電話番号が利用できるバーチャルオフィスでは、IP電話であれば「050」から始まる電話番号を会社の電話番号として取得可能です。また、電話の転送機能を使えますので、いちいち電話受取のために移動する必要も無く、すぐに電話を繋いで会話ができます。専用電話番号の通話料は有料になりますが、クリアで雑音のない、使いやすい電話が利用可能なサービスです。

会議室

バーチャルオフィス内にある冷暖房付きで快適な会議室を利用することができます。会議室にはテレビモニターにデータ、映像を映し出し、プレゼンできる部屋もありますし、ボード付きの部屋から選ぶことも可能なオフィスもあります。来客を通し、人の目を気にせず会議ができますし、予約制で利用できる所が多いので、よりプライバシーを重視が可能ですし、このオフィスの利用料金は会議室の広さや設備の充実などにより変わってきます。

郵便物転送

バーチャルオフィスなら郵便物転送を頼むことができます。この郵便物転送は、届いた郵便物を自分の代わりにスタッフが指定した場所へと転送するサービスです。転送場所は自分の都合のいい住所でよく、相手に自宅の住所を知られることなく郵便物が受け取れるメリットがあります。また、この郵便物の転送回数はバーチャルオフィスによって異なりますが、週に1回から転送依頼が可能です。

電話取次

電話取次を行うバーチャルオフィスでは、かかってきた大切な電話を秘書が適切に電話対応します。この電話取次を担当する秘書は受け答えが上手いプロが在籍する専門業者を紹介しますので、安心して任せられるサービスです。また、仕事が忙しくて出られなかったということがないように、万全の体制で仕事のサポートを任せられるでしょう。

バーチャルオフィスの選び方8つ

バーチャルオフィスに興味を持ち、実際に借りてみたいけれど、どのような部分に注意した選び方をした方がいいのか、考える人は多いのではないでしょうか。それでは、バーチャルオフィスの選び方を8つ取り上げて、それぞれ詳しくご紹介します。

選び方1：予算以内に収まっているか

バーチャルオフィスの予算以内に収まっているかチェックすることが大切な選び方です。いくら安く借りられるバーチャルオフィスでも、初期費用や毎月かかる基本料金、レンタル料でも、全て合わせると最初にかかる費用が2万円から3万円と高くなってしまいます。また、有料のオプションで会議室を利用したり、電話秘書や専用FAX番号等を利用したいときはさらに予算以内に収まらないこともありますので、注意が必要です。

選び方2：延長や解約の条件を確認する

延長や解約の条件を確認することが必要なバーチャルオフィスの選び方です。オフィスを借りた後、利用期間が過ぎたときには更新か解約か早く選ばなければ勝手に解約されてしまうことがあります。また、更新するには契約が切れる1ヶ月前までに行わなければならないなどの注意点があるので、選び方に注意しましょう。また、一括で12ヶ月間を契約期間として扱いますので、この間に解約しても返金してもらえないので注意しましょう。

選び方3：サービス内容に満足できるか

サービス内容に満足できるかチェックしてから選ぶことが後悔のない選び方です。バーチャルオフィスの中には、自分にとって必要ないサービスの費用が含まれていて、毎月の費用が高くなってしまうことがあります。そのため、明確なサービス内容を確認するときは、オフィスのHPで事前に調べることが出費を抑えられる選び方です。

選び方4：バーチャルオフィス運営会社の信頼度

バーチャルオフィス運営会社の信頼度を確認することも大切な選び方です。せっかく一活契約で1年間オフィスを契約したのに、その間に運営会社が経営不振で潰れては、自身の会社の信用が失われることがあります。そのため、運営から5年以上経っている、資本金が1,000万円以上のバーチャルオフィスを選ぶと安心です。また、運営会社の利益をチェックして、ここ最近は落ちてきているようなら利用を避けたい選び方になります。

選び方5：バーチャルオフィスの入会審査はどうなっているか

バーチャルオフィスの選び方は、入会審査を調べることです。審査が簡単なオフィスは反社会勢力、詐欺をする人でも容易に審査を通してしまう可能性があります。しかし、審査に厳しいオフィスは反社会勢力の人や詐欺業者が利用しないよう入会審査を厳しくしている場合が多いです。こういった厳しい審査をしているバーチャルオフィスでは法令を守り、総務省や警察庁等の指導をよく聞き入れて、厳格な審査をしているので安心の選び方となります。

選び方6：実際に立地場所を確認

実際に立地場所を確認することがバーチャルオフィスの選び方です。オフィスのロビーで商談する場合、相手先に来てもらうのに駅から遠ければいいイメージではないでしょう。上手く商談を進めたいなら、駅から近い場所であれば相手先もこの人とこれからも仕事をしていきたいと好印象を持ってもらえます。また、HPに記載されている駅までの距離や車のことも考えて、駐車場は近くか確認してから近い場所を探すのがいい選び方です。

選び方7：バーチャルオフィスは有人か無人か

バーチャルオフィスは有人か無人かを確認することがいい選び方です。受付に人がいれば商談先の人が来ても臨機応変に対応します。しかし無人の場合、初めてオフィスに来た人がどこに会議室があるのか分からず、困ることもあるでしょう。無人の場合、受け取った郵便物の確認連絡もないため、いつまでもポストの郵便物回収ができずに溜まってしまいます。受け取り確認と郵便物を回収ができる有人のオフィスを探す事をお勧めします。

選び方8：過去にトラブルのあった場所ではないか

過去にトラブルのあった場所ではないか確認することもバーチャルオフィスを探す際に考えたい選び方です。過去に公序良俗に反する目的でオフィスが使われていた場合、取引先に不安を与えることがあります。また、住所貸しをするバーチャルオフィスで詐欺があり、その住所では銀行口座を開くことができない場合がありますので、過去にトラブルがない場所を探すことが安心できる選び方です。

バーチャルオフィスのサービス内容を理解して自分にあったオフィスを選ぼう

バーチャルオフィスのサービス内容を理解して、自分に合うオフィスを選びましょう。ほとんどのバーチャルオフィスでは登記用住所や固定電話、会議室、郵便転送のサービスを揃えています。そのバーチャルオフィスから会議室に必要な設備が揃うか、郵便物転送は24時間可能か、電話の取次もすぐに対応するかを調べましょう。そして、自分が必要とするサービスを揃える所を選ぶことが、仕事をスムーズに進める賢い選び方になります。

この記事の監修者・著者

株式会社オープンアップITエンジニアAWSパートナー/Salesforce認定コンサルティングパートナー認定企業

ITエンジニア派遣サービス事業を行っています。AWSやSalesforceなど専門領域に特化したITエンジニアが3,000名以上在籍し、常時100名以上のITエンジニアの即日派遣が可能です。

・2021年：AWS Japan Certification Award 2020 ライジングスター of the Year 受賞
・2022年3月：人材サービス型 AWSパートナー認定
・AWS認定資格保有者数1257名（2023年7月3日現在）
・Salesforce認定コンサルティングパートナー
・Salesforce認定資格者295名在籍（2023年7月3日現在）
・LPIC＋CCNA 認定資格者：472 名（2022年4月1日時点）