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バーチャルオフィスとは？活用することで得られる6つのメリット

その他更新日：2023.02.28

エンジニア採用

バーチャルオフィスとレンタルオフィスは何が違う？

事業を行う際に、家賃は大きな負担の1つとなります。初期投資を抑えるために、必要な備品や通信設備などが整ったレンタルオフィスを使うという方法もありますが、それでも家賃の負担は大きいです。

また、業務内容によってはオフィスを必要としないこともあるので、実在するオフィスを借りるレンタルオフィスではなく、住所や電話番号などの基本情報のみを借りる仮想のバーチャルオフィスが活用されることも増えてきています。

バーチャルオフィスの定義とは？

バーチャルオフィスとは、名前の通り仮想の事務所です。そのため、実際に事務所はありません。バーチャルオフィスでは、事業を行うために必要となる住所や電話番号などの情報だけを借りることになります。

実際にオフィスを借りる必要がない場合でも、バーチャルオフィスを借りることで実作業は自宅などで行うことが可能となります。また、すでにオフィスを持っている場合で、さらに別の住所が必要となったときにも使用できます。

レンタルオフィスの定義とは？

バーチャルオフィスは住所や電話番号などの情報を借りるだけなので、実際のオフィスはありません。しかし、レンタルオフィスの場合は実在のオフィスがあります。

また、オフィスとして貸し出されているため、オフィスに必要な備品や通信設備が整っています。そのため、貸事務所とほぼ同じ機能を持っています。また、契約内容や条件などによっては、会議室などの共用設備の利用や住所の登記も可能です。

バーチャルオフィスを活用することの6つのメリットとは？

バーチャルオフィスは実際にオフィスがあるわけではなく、住所や電話番号などの情報を借りることになります。

そのため、レンタルオフィスや貸事務所などの実在するオフィスがあった方が便利だと考える人もいます。しかし、バーチャルオフィスを活用することで得られるメリットはいくつかあります。

メリット1：オフィスの住所を低価格で一等地に設定できる

バーチャルオフィスは実際にオフィスを借りるわけではありません。そのため実在のオフィスを借りるよりも、基本的に低価格で借りることができます。

また、一等地にオフィスを構えようとするとその家賃は非常に高くなりますが、バーチャルオフィスであれば一等地でも低価格で借りることができ、オフィスの住所をその一等地で設定することができます。

メリット2：賃貸やレンタルオフィスより費用が安い

上記でも述べた通り、バーチャルオフィスは貸事務所やレンタルオフィスよりも低価格で借りることができます。

また、バーチャルオフィスでは入会金や保証金が必要となる場合はありますが、基本的に敷金や礼金は不要です。さらに、実際にオフィスがあるわけではないため、光熱費なども発生しません。

そのため、初期投資から維持費までバーチャルオフィスは全体的に費用を安くすることができます。

メリット3：起業時の投資額を抑制できる

実在のオフィスや事務所などを借りる場合には、敷金や礼金で賃料の数ヶ月分、保証金で賃料の半年から1年分の支払いが必要となることもあり、起業時にこれらが大きな負担となってしまいます。

しかし、バーチャルオフィスは実際にオフィスがないため、敷金や礼金が必要ありません。また、オフィスの環境を整えるための内装工事なども必要ないため、起業時の初期投資を大きく節約することができます。

メリット4：オフィスを必要としない業種に最適

多様な働き方がある現在は、フリーランスエンジニアのようにパソコンとネット環境があればどこでも仕事ができるという場合もあります。

このような仕事をするために、必ずしもオフィスが必要としない業種にとってはオフィスの家賃は無駄な経費となってしまうことがあります。そのため、バーチャルオフィスを活用して、仕事は自宅で行うことで多くの経費を削減することができます。

メリット5：オフィス移転が容易

貸事務所やレンタルオフィス、自宅などで法人登記をしてしまうと、オフィスを移転する際には法人登記の変更を行うことになり、手間と費用がかかってしまいます。

しかし、バーチャルオフィスで登記をしておけば、実際に作業をしているオフィスの引っ越しをしても登記の変更を行う必要がありません。そのため、実際のオフィスの移転が容易にできます。

メリット6：個人事業者のプライベート保護

仕事内容によっては、オフィスが必要ないという業種もあります。そのような場合には、自宅兼オフィスとして自宅をオフィスとする場合も考えられるでしょう。

しかし、自宅とオフィスが一緒になっていることで、仕事をする際には自宅の住所も公開しなければいけなくなってしまいます。

そのため、バーチャルオフィスを活用することで、オフィスと自宅を分けることができ、プライベートを保護することができます。

バーチャルオフィスを活用する場合に利用したいサービスとは？

バーチャルオフィスでは、オフィスとして使うための住所や電話番号などの情報を借りることができます。

また、それ以外にもバーチャルオフィスを借りることで利用できるサービスがある場合や、オプションを追加することで利用できるサービスが増える場合があります。これらのサービスを利用することで、バーチャルオフィスをさらに便利に使うことができます。

レンタル会議室

バーチャルオフィスは実際にはオフィスはありません。そのため、オフィスで顧客を迎えて商談を行うようなことができません。しかし、バーチャルオフィスではオプションサービスとして、会議室をレンタルしているところもあります。

必要なときに、必要な分だけレンタルできるため、費用の節約にもなります。ただし、会議室のレンタルを行っているかどうかは、契約前に確認しておきましょう。

書類保管

起業や会社の設立、法人登記などを行うと多くの重要書類を手元に残さなくてはいけません。また、事業を続けていくことでそのほかの書類も溜まっていきます。

もし、バーチャルオフィスを活用して自宅で仕事をしているという場合に、この溜まっていく書類の保管場所に困ってしまうということがあります。

しかし、バーチャルオフィスでは書類保管を行ってくれるサービスがあります。セキュリティ面でも自宅で保管するよりも安心です。

電話転送・電話代行

バーチャルオフィスでは、電話番号を借りることもあります。しかし、バーチャルオフィスの電話番号に電話がかかってきても、対応をすることはできません。そのため、多くのバーチャルオフィスでは電話転送や代行のサービスを行っています。

電話に関する対応は、自動転送やオペレーターによる転送、通話費用や電話番号の持ち込みなど、バーチャルオフィスによってルールが異なるため事前に確認しておきましょう。

郵便物等転送

バーチャルオフィスでは住所を借りることになるため、電話と同様にバーチャルオフィスに荷物が届くこともあります。バーチャルオフィスに届いた荷物は、たいていの場合、オフィス側が受け取っておいてくれます。

ただし、中には受け取れない種類の荷物の場合もあります。また、郵便物の転送や預かり期間に関する対応はバーチャルオフィスによって異なるため、事前に確認しておきましょう。

バーチャルオフィスを開所するときのよくある懸念事項とは？

バーチャルオフィスは初期投資や家賃などを節約できたり、自宅住所をオフィスとして設定しなくても良かったりといろいろなメリットがあります。

ただし、バーチャルオフィスを利用する際には、いくつか注意しなければならない点があります。これらを事前に把握しておかないと、思うようにオフィスが開所できないという状態になってしまう可能性もあります。

会社登記について

バーチャルオフィスは実際にオフィスがないため、会社登記できないのではないかと考える人もいます。しかし、バーチャルオフィスは問題なく会社登記を行うことができます。

ただし、士業や建設業、不動産業などの一部の業種によっては実体のあるオフィスがないと登記できないものもあります。せっかくバーチャルオフィスを借りたのに、業種が原因で登記できないということもあるので注意しましょう。

金融機関口座について

バーチャルオフィスでも会社登記は行うことができます。会社登記ができれば、法人名義の銀行口座を開設することも可能となります。

ただし法人名義の銀行口座を開設する際には、個人名義よりも厳しい審査が行われます。銀行によって審査内容は異なりますが、バーチャルオフィスであることが審査に影響してしまう場合もあるので注意しましょう。

納税管轄について

バーチャルオフィスは実際のオフィスではありませんが、登記上はその場所にオフィスがあることになっています。そのため、法人税はバーチャルオフィスの住所が納税地となります。

もし、個人事業でバーチャルオフィスを利用している場合、開業届出書には、納税地と納税地以外の住所地・事業所等を記入できる欄があるため、自宅とバーチャルオフィスのどちらかを納税地に選ぶことができます。

個人事業の開廃業等届出書

社会保険について

従業員がおらず代表者が1人で起業をしたとしても、法人の設立を行った場合には社会保険の加入が義務となります。このとき、オフィスの住所が必要なりますが、その際にバーチャルオフィスの住所を使っても問題はありません。

ただし、社会保険に加入する場合には、オフィスに帳簿や賃金台帳を保管しておく必要があります。そのため、バーチャルオフィスの書類保管のサービスも必要となります。

厚生労働省‐人を雇うときのルール

不向きな業種について

バーチャルオフィスでも会社登記を行うことはできますが、業種によっては実体のあるオフィスが必要となるため、それらの業種の場合はバーチャルオフィスの利用には向いていません。

オフィスが必要となる業種は士業や建設業、不動産業以外にも、人材派遣業や職業紹介業、古物商、探偵業があります。また、バーチャルオフィスでは融資の審査に影響が出る可能性もあることを把握しておきましょう。

バーチャルオフィスを活用してみよう

仕事によってはオフィスで作業をする必要がないという場合もあります。そのような際にオフィスを借りてしまうと、家賃が大きな負担となってしまいます。しかし、バーチャルオフィスであれば貸事務所などを借りるよりも費用を抑えられます。

その他にもいろいろとメリットがあるため、うまくバーチャルオフィスを活用してみましょう。

この記事の監修者・著者

株式会社オープンアップITエンジニアAWSパートナー/Salesforce認定コンサルティングパートナー認定企業

ITエンジニア派遣サービス事業を行っています。AWSやSalesforceなど専門領域に特化したITエンジニアが3,000名以上在籍し、常時100名以上のITエンジニアの即日派遣が可能です。

・2021年：AWS Japan Certification Award 2020 ライジングスター of the Year 受賞
・2022年3月：人材サービス型 AWSパートナー認定
・AWS認定資格保有者数1257名（2023年7月3日現在）
・Salesforce認定コンサルティングパートナー
・Salesforce認定資格者295名在籍（2023年7月3日現在）
・LPIC＋CCNA 認定資格者：472 名（2022年4月1日時点）