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印象をよくする退職理由の書き方9選｜退職理由を伝える際の注意点も紹介

その他更新日：2023.02.24

エンジニア採用

退職する際のタイミング5選

会社を辞めるには、最適なタイミングが5つあると言われています。

企業と労働者は雇用契約が締結されていますので、個々の事情での短期間で解雇・退職することはできません。労働者が会社を辞める際には適切なタイミングがあり、それに準じて退職までの手続きや期間を経ることがマナーです。

お世話になった会社へ迷惑がかからないためにも、最適なタイミングで退職できるようにしましょう。

退職する際のタイミング1：人事による異動や繁忙期は避ける

社内で異動がある時期や、進行中のプロジェクトがあって社内が落ち着いていない時期に退職するのは控えましょう。

会社が慌ただしい時期の前後で自己都合にて退職・転職するのはNGです。病気・体調不良などの急な事情ではない限り、会社の運営に支障が出ないタイミングで退職するのが良好です。

退職理由が明確であっても、タイミングを間違えてしまえば会社も困惑してしまうでしょう。

退職する際のタイミング2：前もって退職意思を伝えておく

早い段階で会社へ退職することを伝えておき、適切なタイミングで去る方法が好ましいでしょう。

会社都合ではなくて個人的な理由で退職する場合には、1～2カ月前に意思を伝えて早めに退職届を提出しておきます。

会社が退職願を受け入れてくれた場合は、その後、退職する期日を決めることも可能なため、辞めにくくなってしまうこともありません。

退職する際のタイミング3：伝える相手は直属の上司を選ぶ

接している上司へ正直に退職する意向を伝えます。

タイミングにも影響しますので、直属の上司へ退職や転職希望について話すと、親身に考えてくれることがあります。

伝え方にもよりますが、よいタイミングで退職できるように相談を重ねることで円満退社につながるため、お世話になっている上司へ会社を辞める話を具体的にしてみましょう。

退職する際のタイミング4：相談する際は静かな場所を選ぶ

退職理由を話すときは、誰もいない静かな部屋で行いましょう。うるさい場所で上司へ退職理由を説明するのは失礼にあたりますので、空いている部屋や静かな空間を選んで話します。

間違いを防ぐためにも落ち着いて退職理由を説明できる環境へ移動したり、話せる場所をセッティングしたりするのがおすすめです。上司も静かな場所で真剣に話を聞いてくれますので、退職理由を説明して、最適なタイミングも相談してみましょう。

退職する際のタイミング5：理由は明確に決意を伝える

会社へ理由を明確にできない段階では、意思があいまいなので退職できません。

上司へ退職理由を述べるときは以後の進路を話すこともありますが、まずは辞める決意と理由を伝えます。人間関係・給料・休み・家庭の事情など、上司へ正直に退職理由を話すケースもあるでしょう。

印象をよくする退職理由の書き方9選

退職理由の書き方を9つ見ていきますので参考にしてみましょう。

「一身上の都合」という退職理由が主流ですが、場合によっては企業から事細かに説明をもとめられるケースもあります。9つの文例を挙げていますので、勤務している会社に最適な例文を取り入れて退職理由に関する対策が大切です。

印象をよくする退職理由の書き方1：一身上の都合を理由にする

「勝手ではありますが、一身上の都合で〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」という退職願の書き方があります。

パワハラがあるブラック企業や残業が多いなど、言いにくい理由で会社を辞める際に使われるのが「一身上の都合」です。

また、家庭の事情や転職のために退職する際などでも、「一身上の都合」という理由を用いることがあります。

印象をよくする退職理由の書き方2：生活が急変したことを理由にする

「勝手ではありますが、家庭の事情で遠方へ引っ越すことになり、転職せざるを得ない状態になってしまったため、〇月〇日にて退職いたします」という退職理由で上司へ相談してみましょう。

実家へ帰省せざるを得ない状況や、結婚相手の事情で引っ越すことも起こり得ます。今後は通勤することが難しくなるため、勤務中の会社を退職するという事態ですので、早めに上司へ話しましょう。

印象をよくする退職理由の書き方3：自身の将来を見据えた理由にする

面接時から時が経過して業務内容の相違によって考え方が変わった場合は「販売職から事務職へ転職して自分に最適な労働がしてみたいと考え、このたび退職いたしたく存じます」といった嘘のない退職理由を書く方法があります。

勤め始めてみてから職業が合っていないと実感するパターンも多いでしょう。正直に上司へ伝えることが好ましいですので、自分のスキルアップをはじめ、将来を見据えた理由を明記して退職について相談してみましょう。

印象をよくする退職理由の書き方4：家庭や家族を理由にする

「急な親族の逝去に伴い家業を継ぐことになったため、勝手ではありますが退職いたしたく存じます」といった親族内で起きた事情を書いて会社へ提出します。実家は商売していましたが、親族の急逝によって代表取締役が不在となり後継者となって受け継ぐパターンです。

または「親の介護が必要となり、無念ではありますが退職せざるを得ない状況に陥ったため、〇月〇日にて退社いたします」という理由もあるでしょう。

印象をよくする退職理由の書き方5：体調が優れないことを理由にする

「病になり勤務することが困難なため、退職を希望します」という自分の体調を理由にした退職方法があります。

病気を理由とする場合、何の病気か、いつごろから等聞かれる可能性がありますので注意が必要です。

印象をよくする退職理由の書き方6：人付き合いがうまくいかないことを理由にする

割合に多い退職理由が人間関係ですので「労働する社員との反りが合わずに仕事へ支障が生じ始めたため、退職を願い出ます」といった内容の退職理由もあります。

企業の規模によって接する人はさまざまですので、どうしても社内で反りが合わない人もいるでしょう。給与には満足していても、社員同士で快活な業務ができなくなるほど関係が劣悪化してしまった際には、転職を検討することも起こり得るでしょう。

印象をよくする退職理由の書き方7：残業など会社に対する理由にする

「体力的に問題が生じ、これ以上残業することが難しいと感じているため、〇月〇日での退職を希望いたします」という理由で上司へ相談してみましょう。

労働環境が自分と合わないことも生じるため、しばらく働いたうえでも苦痛を感じた際には退職理由として明記し上司へ伝えます。

過度な残業で心身を疲弊してしまう前に退職することが大事ですので、最適なタイミングで意向を固めましょう。

印象をよくする退職理由の書き方8：仕事が合わないことを理由にする

「尽力して参りましたが業務内容が自分には適さず、これ以上勤務していると会社へも損害を生じさせてしまうため、退職いたしたく存じます」という退職理由が正直でよいでしょう。

真摯な答え方をして上司と退職について話し合うことで、企業側も深慮して早めに退職できる環境をつくってくれます。

業務内容が合っていないまま勤務を続けることは、誰にとってもメリットではありませんので上司も快諾してくれるでしょう。

印象をよくする退職理由の書き方9：給料に関する理由にする

「家庭ができて今の給与では生活することが難しくなるため、勝手ではありますが退職を願い出ます」という家庭と給与のバランスがとれなくなった理由を上司へ伝えます。

給与は労働者の家庭環境にも比例して与える企業が多いため、所得が不足する場合には退職を検討することが多くあります。給料UPの交渉をする方法もありますが、個人都合では企業も受け入れ不可ですので、速やかに退職手続きを進めていくことが賢明でしょう。

退職理由を伝える際の注意点4選

勤務中の会社を辞める際、注意しておくべき4点があるので把握しておきましょう。

会社を辞める際は、自分の都合ばかり述べてしまっては円満退社することはできません。あくまでも会社ありきで自分が雇われているという現状を振り返り、会社への感謝の気持ちを持ったまま退職理由を述べて会社を去ることが好ましいでしょう。

退職理由を伝える際の注意点1：ネガティブな理由でも前向きな内容にする

例え退職理由がネガティブな場合でも、上司へは「自分の都合で退職する」という内容で伝えます。

劣悪な環境に不満があったとしても、上司へは「自己都合で退社する」と話すのが賢明です。会社の悪口にもなりかねませんので、わざわざネガティブな内容を話すことは控え、自分の将来を見据えた明るい理由を話して、円満に会社を去ることが好ましい退職方法です。

退職理由を伝える際の注意点2：理由に関係なく書面は「一身上の都合」にする

会社の規定で提出する書類が定められている場合は「一身上の都合が生じたため、このたび退職いたしたく存じます」という内容を記載します。

余計な退職理由を明記せずシンプルな内容で退職理由を述べれば、問題なく退社できる企業もあります。企業側も根掘り葉掘り聞かず、当人の意思を尊重して最適なタイミングで退職させてくれるパターンが多いでしょう。

退職理由を伝える際の注意点3：新しく働く際の面接では素直に話さない

退職後の就活では、面接で過去に会社を辞めた理由を素直に話してしまうと、人材に問題があると思われかねないため、ポジティブな思いで志望しているという話をしましょう。

企業はトラブルを抱えそうな人材を採用したくありません。過去の職歴や退職理由を聞かれ、仮に会社の待遇や人間関係で退職していたとしても、口を謹んで心機一転に就活している人材が好ましいでしょう。

退職理由を伝える際の注意点4：落ち度は自分にあることを伝える

退職するときに会社に不満があったとしても「自分の落ち度によって退職いたしたい」という内容で手続きを進めていきます。

トラブルとなりかねない理由を会社に述べれば「立つ鳥跡を濁さず」とはならず、労働問題へと発展しかねません。

双方が心地よく心機一転できるようにするため、仮に会社側の落ち度があったとしても「自分の都合で退職いたします」という伝え方が好ましいと言われています。

悪い印象を与えないように退職理由はしっかりと考えましょう

お世話になった会社へ悪印象とならないよう、感謝の気持ちを持ったまま退職理由を考えて、最適なタイミングで退職できるように準備しましょう。

一般的には、仕事を急に辞めることはできません。あらかじめ上司や仲間へ話し、業務に支障のないタイミングを会社側と相談し双方が合意のうえで退職できます。

マナーとして3か月ほど前に会社へ退職を申し出ることにより、大抵の企業は検討して受け入れてくれるでしょう。

この記事の監修者・著者

株式会社オープンアップITエンジニアAWSパートナー/Salesforce認定コンサルティングパートナー認定企業

ITエンジニア派遣サービス事業を行っています。AWSやSalesforceなど専門領域に特化したITエンジニアが3,000名以上在籍し、常時100名以上のITエンジニアの即日派遣が可能です。

・2021年：AWS Japan Certification Award 2020 ライジングスター of the Year 受賞
・2022年3月：人材サービス型 AWSパートナー認定
・AWS認定資格保有者数1257名（2023年7月3日現在）
・Salesforce認定コンサルティングパートナー
・Salesforce認定資格者295名在籍（2023年7月3日現在）
・LPIC＋CCNA 認定資格者：472 名（2022年4月1日時点）