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退職後に必要な社会保険の手続き5選｜退職に伴って会社側がするべき対応

その他更新日：2023.02.24

エンジニア採用

社会保険とは

社会保険とは、医療の国民健康保険、年金の厚生年金保険と、介護保険、雇用保険、労災保険の5つに分かれます。社会保険料は給与から天引きされるので、現役世代にとって社会保険はあるのが当たり前のように感じるでしょう。

そして社会保険は、普段の生活の中にある病気やケガ、介護、失業などのリスクに備える相互扶助の公的な保険です。

そんな社会保険の仕組みを、あらためて考えるきっかけとなるのが退職するときです。人事担当者も初めての退職者の対応であれば、多くの手続きに戸惑うことがあるでしょう。それでは退職に伴う人事担当者の社会保険の手続きについて、簡単にご説明します。

退職後に必要な社会保険の手続き5選

退職者に関する書類作成には退社までや退職後に、いろいろな社会保険の手続きが必要になります。退職後にすぐ再就職する場合や、再就職までに期間を置く、再就職しない、家族の扶養に入る、または任意継続するなどによって手続き方法が変わります。

では、具体的に社会保険手続きについてご紹介しましょう。

退職後の社会保険手続き1：雇用保険

雇用保険は退職者がすぐ転職するのか、就職先が決まっていないのか、により手続きが異なります。

転職先が決まっている場合は、雇用保険被保険者証を現在所属の会社より渡します。転職先が決まっていない場合は離職証を渡し、退職者はハローワークに行き、失業保険の手続きや再就職先を探します。

雇用保険関係の書類は退職後の受け取りになるため、あらかじめ郵送にするか手渡しにするか退職者と決めておきましょう。

退職後の社会保険手続き2：医療保険

退職者は、退職時にすべての健康保険証を会社に返還し、これまでの健康保険を任意継続するか、国民健康保険に加入するか、家族の扶養に入るかのいずれかを選択します。任意継続または国民健康保険いずれの場合も、退職者本人が手続きします。

転職する場合でも、すぐに新しい会社の健康保険に入ることができない場合は、今までの健康保険組合に任意継続するか、いったん国民健康保険に加入し、その後加入条件を満たした後で、新しい会社の健康保険に入り直す必要があるため、退職前に確認が必須です。

また、任意継続の申請期間は20日以内と短いので、手続きを忘れないようにと声掛けをしましょう。

退職後の社会保険手続き3：年金保険

年金保険の手続きは、退職してからすぐ転職先に移る場合、本人が年金手帳を転職先の総務課や庶務課に提出します。家族の扶養に入るときには、家族または自身で家族の仕事先への申請が必要になります。

転職先が決まっていない場合や、就職までに間が空く、家族の扶養に入らないときには国民年金に加入することが必要です。退職者が住んでいる区役所にて本人が手続きします。必要な書類は年金手帳、印鑑、離職票や退職証明書など退職日の確認できる書類、と案内しましょう。

退職後の社会保険手続き4：労災保険

労災保険は、勤務中や通勤中に遭った事故などのせいでケガや病気になったときまたは、亡くなった際に保証してくれる保険制度で、会社が加入しているものです。退職するときには労災保険の手続きを退職者がする必要はありません。

人事担当者は、雇用保険被保険資格喪失届を作成して、会社所管のハローワークに提出してください。

退職後の社会保険手続き5：介護保険

介護保険料は、40歳以上になると健康保険料と一緒に徴収され天引きされます。65歳以上になると年収によって違い、年額18万円以上の方は年金額と一緒に介護保険料を支払い、年額18万円以下の方は年金とは別に支払います。

介護保険料は、退職後に入る健康保険の種類によって支払い方が変わります。家族と一緒の健康保険に入る場合は、家族の保険料と共に徴収されるため、家族と別に介護保険を支払うことはありません。

勤めていた会社の任意保険に継続加入する場合、介護保険は以前会社が負担していた部分も含めて全額納める必要があり、手続きは退職者本人が行います。

退職後は国民健康保険に入る場合も、全額本人負担になり、健康保険料と一緒に請求されて、直接支払いまたは年金より天引きで支払うことになります。

退職に伴って会社側がするべき対応9つ

長年働いた社員が退職することになれば、本来なら送別会を行って一緒に働いた仲間たちと思い出話に花を咲かせるのですが、多人数で宴会をすることが難しいコロナ禍ではそうはいきません。

近頃では、送別会の代わりに豪華な昼食会を行い社内で歓談の場を設けるとか、花束の代わりに高価な酒類の贈答をするなどが行われているようです。

それでは、社員の退職に伴う会社側の対応についてご説明しましょう。

退職に伴ってとるべき対応1：雇用保険被保険者証を返す

雇用保険被保険者証は、紛失を防ぐために入社時から企業側が預かり、保管しておくことが一般的になっています。そのため退職時には雇用保険被保険者証を本人に返しておきましょう。退職後の雇用保険給付手続きに必要になります。

退職に伴ってとるべき対応2：年金手帳を返す

年金手帳は転職先でも使いますし、さらに年金受け取りの手続きの際にも必要になるため本人に返しておきましょう。

転職先が決まっていない場合や国民年金に変更するときにも、年金手帳は年金事務所に提出する必要があります。また年金手帳は本人が紛失した場合、再発行することが可能です。

退職に伴ってとるべき対応3：退職証明書を渡す

退職証明書はおもに転職先から求められた場合に、本人からの申し出により退職前に発行して渡します。また失業給付や健康保険の切り替え手続きの際に、離職証の代わりに使用することができます。

転職予定の企業が退職証明書を提出させる理由としては、履歴書の記載に間違いはないか、また退職理由の確認のためです。

退職に伴ってとるべき対応4：源泉徴収票を渡す

源泉徴収票は年末調整や確定申告で必要な書類のため、退職までに作成して渡す必要があります。12月中に再就職した場合はそのまま転職先に提出し、年末調整に使うことが可能です。

転職先が決まらないまま新年を迎えた場合、または新たに就職をしない場合は、本人が確定申告をする必要があり、その際も源泉徴収票を使います。

退職に伴ってとるべき対応5：離職票を渡す

離職証は退職後の雇用保険の脱退手続きが済んでから発行します。あらかじめ直接受け取りするか、郵送するか決めておくといいでしょう。

会社側が雇用保険被保険者離職票をハローワークに提出して、確認された後で担当者に離職証として戻ってから、退職される方に渡します。退職者はこれを持って雇用保険給付手続きをします。また、59歳以上の退職者には転職の有無にかかわらず、必ず離職証を渡しましょう。

退職に伴ってとるべき対応6：健康保険被保険者資格喪失確認通知書のコピーを渡す

人事担当者は社員が退職した日の翌日から5日以内に、企業の所在地を管轄している年金事務所に健康保険被保険者資格喪失届を提出します。

書類提出の際に、本人や家族の保険証をすべて添付します。年金事務所より発行された健康保険被保険者資格喪失確認通知書のコピーを、退職者に渡しましょう。

健康保険被保険者資格喪失確認通知書のコピーは、国民健康保険に切り替える際に必要になり、退職者が住んでいる市区町村の国民健康保険担当課に提出して手続きします。

退職に伴ってとるべき対応7：健康保険証を回収する

退職日までに、扶養家族を含めたすべての健康保険証を回収します。健康保険被保険者資格喪失届を提出する際に、健康保険証の添付が必要になります。

万一、紛失した場合は健康保険被保険者証回収不能・滅失届を作成して提出しましょう。

退職に伴ってとるべき対応8：各資料を返却してもらう

業務中に社内で使用した書類はすべて返却してもらいましょう。業務に関するメモなども社内規定により、シュレッダーなどで処理します。

さらに退職する方の名刺だけでなく、顧客から受け取った名刺なども返却の対象です。また通勤定期が残っているときには返却してもらいましょう。

退職に伴ってとるべき対応9：貸与している物を返却してもらう

退職する方に貸与していた社員証や入館証、カギ、制服、ノートパソコンなどは返却してもらいましょう。制服をクリーニングする必要があるかどうかも、あらかじめ説明しておきます。

ノートパソコンに設定していた、システムのパスワードなどは、引継ぎの際に記録に残してもらいましょう。また、社内用のメールアドレスは削除前にメールがたまっていないかどうか確認することも必要です。

退職者の情報管理の仕方

退職者の書類は個人情報保護の観点からいうと、できるだけ早く処分する方が無難ということになります。実際には退職者の書類は法廷保存期間が3年となっているため、4~5年で廃棄することが多いようです。

また機密情報を扱うことの多い部署では、入社時や退職するときに機密保持の誓約書などを署名させて、退職後の機密漏洩や悪用防止策としている企業もあります。

退職時の社会保険などについて理解しよう

退職を決めるなら退職日の1~2か月前までに職場の上司や担当者に相談し、その後退職届を提出して、引継ぎや退職日までの手続きをするのが理想的な段取りです。

退職のための社会保険の手続きを退職者本人の目線で説明すると、雇用保険の手続きに使う雇用保険被保険者証を受け取り、転職先に提出するか失業保険の給付を請求します。

年内に転職が決まっている場合は源泉徴収票を転職先に提出して年末調整をしますが、新年の場合は確定申告が必要になるため人事担当者は具体的な方法を説明しておきましょう。

年金手帳は受け取り後、転職先に提出します。また離職証は失業保険の申請に使うため、転職先が決まっている場合は不要です。

健康保険証は退職日までに返却して、後日、健康保険資格喪失証明書を受け取り、転職先に提出するか、国民健康保険に変更します。

退職のための書類は複数あり、在職中や退職後に申請が必要なためタイミングの良い作成を行いましょう。

この記事の監修者・著者

株式会社オープンアップITエンジニアAWSパートナー/Salesforce認定コンサルティングパートナー認定企業

ITエンジニア派遣サービス事業を行っています。AWSやSalesforceなど専門領域に特化したITエンジニアが3,000名以上在籍し、常時100名以上のITエンジニアの即日派遣が可能です。

・2021年：AWS Japan Certification Award 2020 ライジングスター of the Year 受賞
・2022年3月：人材サービス型 AWSパートナー認定
・AWS認定資格保有者数1257名（2023年7月3日現在）
・Salesforce認定コンサルティングパートナー
・Salesforce認定資格者295名在籍（2023年7月3日現在）
・LPIC＋CCNA 認定資格者：472 名（2022年4月1日時点）