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面接で企業側の断り方はどうすればいい？企業側の断り方のポイント7選

その他更新日：2023.02.24

エンジニア採用

面接で企業側の断り方はどうすればいいの？

採用活動をしていれば、面接後に応募者から選考辞退の連絡を受けることもあります。逆に、面接の結果が不採用であることから、企業側から応募者に対して次の面接を断らなければならないこともあります。

しかし、企業側から応募者に対して次の面接を断る場合には、その断り方に注意が必要です。そのため、どのような断り方をすれば良いか悩んでしまう企業もあります。面接の断り方で悩んでしまうことのないように、企業側からの断り方のポイントを把握しておきましょう。

面接の断り方が雑だと企業側のイメージが下がる可能性がある

採用活動を行えば、多くの応募者に対して次の面接を断る連絡をすることになります。しかし、多くの応募者に同じ内容の連絡をするからと、その断り方が雑になってしまうようなことがあってはいけません。

次の面接の断り方が雑になると、その応募者から企業に悪いイメージを持たれてしまう可能性があるでしょう。

また、その応募者から他人に面接の断り方が雑でイメージが悪いと伝えられたり、SNSなどで情報を発信されたりなどしてしまうと、企業の悪いイメージが広がってしまう可能性もあります。そのようなことを避けるためにも、1人1人、丁寧な対応と断り方を心がける必要があります。

面接の企業側の断り方のポイント7選

面接を企業側から断ることもあります。その際には、断り方に注意しないと応募者が企業に対して悪いイメージを持ってしまう可能性があります。

そのようなことを避けるためにも、企業側は面接の断り方のポイントを押さえて、応募者からのイメージが悪くならないようにしなければいけません。

面接の企業側の断り方のポイント1：メンタルに傷がつかないようにする

次の面接を断られるということは面接の結果が不採用や不合格であったことを意味します。応募者の中にはメンタルが弱い人やプライドが高い人などもいます。これらの人は不採用や不合格という結果にメンタルが傷ついてしまう可能性があります。

そのため、応募者のメンタルを傷つけないように配慮する意味でも、選考を受けてくれたことのお礼を丁寧に伝え、不合格になったのは実績や実力が足りなかったのではなく、たまたま条件が一致しなかったなどの断り方をしましょう。

面接の企業側の断り方のポイント2：遅くても7日以内に連絡する

就職活動や転職活動を行っている人は同時に複数の選考を受けていることが多いので、面接の結果の連絡が遅いと、他の選考のスケジュールに影響してしまう場合もあります。

そのため、面接結果の連絡がなかなか来なくて困っているうえに、待たされた挙句に次の面接を断られてしまうようなことがあれば、企業に対して悪いイメージを持たれてしまう可能性があります。

面接結果の連絡が遅いことは応募者に迷惑がかかるということを理解するため、次の面接を断る場合でもなるべく早く連絡するように、目安としては、遅くても7日以内に連絡しましょう。

面接の企業側の断り方のポイント3：感謝を伝える

次の面接を断る場合にその内容だけを伝えてしまうと、応募者は企業に対して雑な対応をされたと感じてしまう可能性があります。

応募者は多くの企業がある中、自社を選び、時間と手間をかけて選考を受けてくれています。そのため、その感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。また、感謝の気持ちを伝えることは、応募者のメンタルを傷つけない配慮にも繋がります。

面接の企業側の断り方のポイント4：穏便に伝える

次の面接を企業側から断る場合、その断り方に注意しないと応募者のメンタルを傷つけたり、連絡が遅くて迷惑をかけてしまったりなどしてしまう可能性があります。

もし、そのようなことがあれば、応募者が感情的になったり、トラブルに発展したりなどするリスクもあります。そのため、企業側から断りの連絡をする場合には、応募者への配慮を意識して、穏便な断り方をする必要があるでしょう。

面接の企業側の断り方のポイント5：人柄が伝わったことを伝える

企業側から応募者へ次の面接を断る場合には、応募者が不採用となったことに納得してもらわなければいけません。そのためには、しっかりと応募者のことを把握し、十分な検討をしたということを伝える必要があります。

また、十分な検討を行ったことを応募者に理解してもらうには、実績や能力などだけで判断したのではなく、人柄もしっかりと伝わっていたことも伝えるようにしましょう。総合的な判断で不合格となったことを確認できれば、応募者はその結果に納得しやすくなります。

面接の企業側の断り方のポイント6：お祈りメールにならないようにする

採用活動では多くの応募者に対して、次の面接を断る連絡をすることになります。多くの応募者に同じ内容の連絡をするため、テンプレートを準備して、どの応募者にも同じ伝え方をしてしまう企業もあります。

しかし、お祈りメールのように、コピーとペーストを繰り返したような断り方をすると、事務的な断り方をされたことで、応募者は雑な対応をされたと感じてしまう可能性があるでしょう。

そのため、しっかりと応募者のことを理解して、選考を行ったということを伝えるためにも、応募者1人1人に丁寧な対応が必要になります。

面接の企業側の断り方のポイント7：真摯に伝える

企業にとっては多くいる不採用者の中の1人という考えであっても、その不採用者にとっては選考を1つ落とすという大きな結果になります。場合によっては、その選考結果が応募者の人生を左右することもあります。

そのため、次の面接を断るということは応募者にとって重い連絡ということを企業は理解しておかなければなりません。また、それだけ重要な連絡をすることになるので、丁寧な対応で、真摯に伝えることを意識することが必要です。

面接で企業側が断る時に持つべき考え3つ

採用活動では企業が採用者を選んでいるような錯覚を起こしてしまうことがよくあります。しかし、企業が採用者を選ぶように、応募者も企業を選んでいます。

そのため、企業も応募者も立場は対等です。立場が対等であるからこそ、企業は応募者に面接を断る際、持っておくべき考え方があります。

面接で企業側が断る時に持つべき考え1：いつか縁があると考える

次の面接を断れば、その後はその応募者と関わることがないと考えてしまう企業があります。また、その後に関わることがないからと、印象を気にしないような雑な対応をしてしまう企業もあります。

しかし、応募者が将来顧客になったり、応募者が別の企業に就職して、その企業とビジネスで繋がる可能性もあるでしょう。そのため、応募者に対して、いつか縁があれば別の形で接する可能性もあるということを忘れてはいけません。

面接で企業側が断る時に持つべき考え2：応募してくれた事に感謝する

企業が採用者を探すように、応募者も選考を受ける企業を探しています。そのため、多くの企業がある中、自社の選考を受けてくれたことへの感謝を忘れてはいけません。

また、応募者は選考を受けるために、自社のことを調べたり、面接を受ける時間を作ってくれたり、実費で交通費を支払って面接会場まで来てくれたりなどしていることも理解しておきましょう。

面接で企業側が断る時に持つべき考え3：応募してくれた個人を尊重する

応募者は多くの企業がある中、自社を選んで選考を受けてくれています。そのため、不採用にするからといって、応募者に雑な対応をするようなことをしてはいけません。

感謝の気持ちを忘れず、不採用の通知も丁寧な対応で、真摯に伝えなければいけません。その応募者に個人を尊重する姿勢を見せれば、結果が不採用となっても、企業への印象を悪く持ってしまうようなことはないでしょう。

企業側が面接を断るときは相手の事を考えて断ろう

採用活動をしていると、応募者よりも企業側の方が立場が上と錯覚を起こしてしまうことがあります。しかし、企業も応募者も立場は対等です。

そのため、企業側は応募者に面接を断る連絡をする際には、断り方に注意し、相手への配慮も忘れてはいけません。正しい断り方をして、応募者に失礼のない対応を心がけるようにしましょう。

この記事の監修者・著者

株式会社オープンアップITエンジニアAWSパートナー/Salesforce認定コンサルティングパートナー認定企業

ITエンジニア派遣サービス事業を行っています。AWSやSalesforceなど専門領域に特化したITエンジニアが3,000名以上在籍し、常時100名以上のITエンジニアの即日派遣が可能です。

・2021年：AWS Japan Certification Award 2020 ライジングスター of the Year 受賞
・2022年3月：人材サービス型 AWSパートナー認定
・AWS認定資格保有者数1257名（2023年7月3日現在）
・Salesforce認定コンサルティングパートナー
・Salesforce認定資格者295名在籍（2023年7月3日現在）
・LPIC＋CCNA 認定資格者：472 名（2022年4月1日時点）