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派遣を採用する際指定の座席をなくすメリット7つ｜オフィス作りのコツとは

その他更新日：2023.02.27

エンジニア採用

そもそもフリーアドレスオフィス（指定の座席なし）とは？

フリーアドレスオフィスとは、固定席を設置せずに自由に席を選んで座ることができるオフィスです。

自席という概念をなくし、空いている場所で働ける自由度の高いオフィスが、昨今主流になってきています。

派遣を採用する際に指定の座席をなくすメリット7つ

派遣を採用するときに指定の座席をなくすメリットとは何なのでしょうか。

ここでは、派遣社員を受け入れる際にフリーアドレスオフィスを取り入れるメリットを7つ紹介いたします。

座席をなくすメリット1：スペースの有効活用

1つ目は、固定席なしにすることでスペースの有効活用ができる点です。新しく派遣社員を雇うにはどうしても新たなスペースが必要となってきます。しかし、そんなときに派遣社員を雇うためのスペースがないということもあるのではないでしょうか。

フリーアドレスを利用することで、今あるスペース内で今までより席数を増やせることや、空いたスペースに新しく資料を置く場所を作るなどスペースの有効活用ができます。

座席をなくすメリット2：コミュニケーションの活性化

2つ目は、固定席なしにすることでコミュニケーションの活性化を促せる点です。座席をなくすことでさまざまな席で仕事をすることができます。

派遣社員と正社員は雇用形態が違いますので、固定席を設けるとなかなかお互いコミュニケーションを取る機会がない場合があります。

しかし、フリーアドレスオフィスにすることによって、部署部門上司部下、雇用形態に関係なくいろいろな人と顔を合わせコミュニケーションを取る機会が増え、組織や立場を超えたコミュニケーションの活性化を促せるでしょう。

座席をなくすメリット3：備品が必要最低限になる

3つ目は、備品が必要最低限になる点です。固定席なしにすると、共用スペースが増えるので、物を置ける固定の場所は限られ、基本的には私物や書類、備品を置いたままにすることはできません。

そのため、物を常に持ち運びしなければならず、必然的に持ち運びができる最低限の物しか持たなくなります。結果的に新しい派遣社員を雇っても、持ち運びが基本出来ないので、共用の備品を使用するようになり、その人専用の用意すべき備品が必要最低限になります。

座席をなくすメリット4：リフレッシュできる

4つ目は、リフレッシュができる点です。固定席なしにすることで、毎日周辺の人が変わるなど環境・景色が変化し、そのことによりリフレッシュ効果が期待できます。

座席をなくすことで、前から働いている社員も刺激を受ける機会を増やすことができますし、新しく入ってきた派遣社員の緊張をほぐすことにもつながるでしょう。

座席をなくすメリット5：コスト削減

5つ目は、コスト削減ができる点です。固定席なしにすることでスペースコストやペーパーコストを削減することができます。

人数分の個人デスクや保管スペースなど備品を用意する必要性がなく、1人当たりの費用やスペースコストの削減が可能です。

個人の保管スペースが減ったことにより起こったペーパーレス化で見込める印刷時に使用していたインクや用紙などのコストの削減や1人当たりのコスト削減により、新しい派遣社員を雇いやすくすることができるかもしれません。

座席をなくすメリット6：社内の整理整頓ができる

6つ目は、社内の整理整頓ができる点です。固定席なしにすることで、私物など物を置けるスペースが少なくなり、必然的に物を減らし整理整頓する必要が出てきます。

それに伴い、社員が整理整頓を心掛けるようになり、周辺の物が減り社内を綺麗に保つことができます。

座席をなくすメリット7：レイアウト変更が簡単

7つ目は、レイアウト変更が簡単な点です。固定席なしにすることで、レイアウト変更をスムーズに行うことができます。

固定席ですと、レイアウト変更時までに机の上や中にある書類を整理して移動できるように準備し、たくさんある書類の移動と机の移動をしなければなりません。

しかし、フリーアドレスの場合は、どこが誰の席か決まっておらず私物も少ないので、準備は必要なく、変更時に机だけ移動してしまえばレイアウト変更が可能です。

派遣を採用する際に指定の座席をなくすデメリット5つ

派遣を採用するときに指定の座席をなくすデメリットは何があるのでしょうか。

導入するときは導入するリスクを把握する必要がありますので、派遣社員を受け入れる際のフリーアドレスを取り入れるデメリットを5つ紹介いたします。

座席をなくすデメリット1：コンタクトしたい社員の居場所がわからない

1つ目は、コンタクトしたい社員の居場所がわからないことです。固定席が決まっていると、誰がどこの席か確定しているため、探したい社員を探しやすいです。

それに比べて固定席なしの場合は、目的の社員がどこにいるのか把握することができないことや、連絡事項や渡したい資料を机に置いておくことができないという難点があり、会社内全範囲で社員を探さなければならない状況が発生してしまいます。

特に入社したばかりの慣れていない社員が人を探す際に苦労してしまう可能性がありますので、新たに入社した派遣社員が困ってしまうかもしれません。

座席をなくすデメリット2：集中力に偏りがある

2つ目は、集中力に偏りがある点です。周りの環境が変わることで周囲が気になり、集中力の妨げになる可能性があります。

人にもよるかと思いますが、自分の専用スペースである自席がない状態ですので、仕事に集中できず落ち着かない人もいるようです。

座席をなくすデメリット3：勤務態度の把握が難しい

3つ目は、勤務態度の把握が難しい点です。固定席なしにすることによって、部下の位置がわからず、勤務態度の把握をするのが難しくなる可能性があります。

フリーアドレスを行った結果、マネジメント面で上司部下間でのコミュニケーションが不足してしまうという一面があるようで、特に入社したばかりでまだ関係が出来上がっていない場合、上司も部下もどう接していいのか距離感がうまくつかめない場合があります。

座席をなくすデメリット4：座る場所が固定されてしまう

4つ目は、座る場所が固定されてしまうという点です。固定席なしとしても固定の場所になりがちになってしまう場合があります。

フリーアドレスのメリットがいろんな席に座ることで普段関わることがない社員とも円滑にコミュニケーションをとれるという点があるので、固定の場所になってしまうとせっかくフリーアドレスにした意味が薄くなってしまいます。

座席をなくすデメリット5：導入にコストがかかる

5つ目は、導入する際にコストがかかってしまうという点です。導入後にコストを削減できるというメリットはありますが、導入する際には新たにコストがかかってしまいます。

席なしの状態のオフィスでも自席ありのときと同様に働ける環境・制度を整えないといけないため、持ち運び可能なPCや携帯電話、ネットワーク環境、個人ロッカーなど用意するのにコストがかかるでしょう。

座席をなくすオフィスを作るコツ4つ

座席をなくすオフィスを作るうえでどのようなことに気をつければいいのでしょうか。

ここでは、うまく座席をなくしたフリーアドレスのオフィスを作るコツを4つ紹介します。

座席をなくすオフィスを作るコツ1：社員の意見を取り入れる

1つ目は、社員の意見を取り入れることです。フリーアドレスを取り入れるにあたって、まず導入可否の判断をする必要があります。もちろん、企業によって向き・不向きがありますので、そういった面でどうするのか決めるのも大切ですが、社員の意見を取り入れることも大切です。

実際に業務するのは社員ですので、アンケートなどで自席なしにすることについて意見を聞いておくべきでしょう。

座席をなくすオフィスを作るコツ2：導入の目的を決める

2つ目は、導入の目的を決めることです。目的を決め、導入後のイメージやゴールなどを具体的に思い浮かべることで、自然とフリーアドレスに求める目的や役割、運用形態が見えてきます。

導入する目的が決まっているとどういう運用をすればいいのかが見えてきて、自然と自社に合ったフリーアドレス形態にすることができるでしょう。

座席をなくすオフィスを作るコツ3：業者に依頼する

3つ目は、業者に依頼することです。なぜなら、専門の業者に依頼することで失敗のリスクを減らすことができるからです。

フリーアドレスを初心者が導入するよりも、専門家である業者に見積もりやレイアウト例などを作ってもらう方が失敗が少なく、スムーズに行えるので、フリーアドレスを手掛けた経験のある会社へ依頼することもオフィスを作るうえで重要な手段と言えるでしょう。

座席をなくすオフィスを作るコツ4：社内ルールを決める

4つ目は、社内ルールを決めることです。導入前と導入後では社内の環境が変わりますので、新しい環境に適したルールを策定する必要があります。

適したルールをしっかり決めることで、フリーアドレスの機能効果が出てきますので、働きやすくなるよう具体的な細かいルールを作っていきましょう。

座席をなくすオフィスが向いている職業の特徴3つ

座席をなくすフリーアドレスオフィスが適した職業にはどんな特徴があるのでしょうか。ここでは、その特徴を3つ取り上げます。

フリーアドレスオフィスの導入を検討している場合は、導入する前に自分のオフィスや自分の職業にその特徴があるかチェックしましょう。

職業の特徴1：リモートで業務を行える

1つ目は、リモートで業務が行えるという点です。フリーアドレスは、好きな座席に座って仕事をするため、インターネット環境があればどこでも行えるリモートで業務ができる仕事が向いています。

特定な場所でないとできない仕事ではフリーアドレスはできないので、インターネット上などITをメインとする業種で向いているでしょう。

職業の特徴2：通信環境が整っている

2つ目は、通信環境が整っていることです。昨今の仕事はインターネットがないとできない仕事がほとんどですので、通信環境の充実度は大変重要です。

通信環境が整っていればツールを使用して、インターネット上で社員同士気軽にコミュニケーションを取ることができます。近くにいない人ともチャットなどでコミュニケーションを取ることができるので、それも向いている要素のひとつでしょう。

どこにどの社員がいるのか把握が難しいフリーアドレスオフィスでは、円滑に仕事をするうえで上司や部下、同僚とうまくコミュニケーションが取れるシステムは大切になってきますので、通信環境が整っている職業は導入に向いていると言えるでしょう。

職業の特徴3：書類がデータ化されている

3つ目は、書類がデータ化されていることです。フリーアドレスは私物などを机の上に放置することができないので、書類をデータとして共有しており、ペーパーレス化が進んでいることで導入がより簡単になります。

収納スペースが減る可能性が高いフリーアドレスオフィスを書類などが多い状態で利用するのは難しいですので、その場合は導入前に準備が必要です。ペーパーレス化が進んでいる企業や職業はそのまま導入できるので、向いていると言えるでしょう。

派遣を採用する際に座席をなくすフリーアドレスオフィスの導入を検討してみよう

派遣社員を新たに採用する際、コスト面やスペース面などで困ったりすることもあると思います。そういった場合にひとつの手段として存在するのが、フリーアドレスオフィスです。

導入することによって、雇う側だけではなく、働く側としてもいろいろなメリットやデメリット、向いている職業の特徴などありますので、それを含めたうえでフリーアドレスオフィスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事の監修者・著者

株式会社オープンアップITエンジニアAWSパートナー/Salesforce認定コンサルティングパートナー認定企業

ITエンジニア派遣サービス事業を行っています。AWSやSalesforceなど専門領域に特化したITエンジニアが3,000名以上在籍し、常時100名以上のITエンジニアの即日派遣が可能です。

・2021年：AWS Japan Certification Award 2020 ライジングスター of the Year 受賞
・2022年3月：人材サービス型 AWSパートナー認定
・AWS認定資格保有者数1257名（2023年7月3日現在）
・Salesforce認定コンサルティングパートナー
・Salesforce認定資格者295名在籍（2023年7月3日現在）
・LPIC＋CCNA 認定資格者：472 名（2022年4月1日時点）