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Salesforceの承認プロセスとは？作成方法5つと確認事項をご紹介
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Salesforceの承認プロセスとは？
Salesforceとは、全部署で顧客情報を共有できる統合CRMプラットファームです。そのSalesforceにおける承認プロセスは、レコード（データ）の承認方法を自動化することを表しています。
承認がビジネスの中で有用な自動化ツールとなる場合は、組織がSalesforceに求める需要に合った承認プロセスを作ります。その際に使用可能なインターフェースやエディション、必要なユーザ権限は決まっています。
Salesforceの承認プロセスを企業で活用するメリット
Salesforceの承認プロセスではレコード承認方法を自動化し、承認申請者・プロセス各ポイントの事項内容など承認各ステップの指定を行います。
このようなSalesforceの承認プロセスを活用することで、申請や承認を自動化するといったメリットを得ることができます。
申請や承認の自動化
Salesforceで承認プロセスを作成することで、申請や承認を自動化することができます。
一例としては、申請内容に基づき各申請が組織内の適切な担当者に自動的に割り当てられ、経費レコードがロックされユーザによる編集が不可になり、状況が申請済みに変更されるといった流れがあります。
申請があった時に承認の可否を決める権利を持つユーザーに自動的に割り当てされるため、承認可否を示すまでの時間が大幅に軽減されます。
Salesforceの承認プロセスの作成方法5つ
Salesforceの承認プロセス作成方法には、全部で5つのステップが存在します。まず承認プロセスを計画し、ウィザードの選択・承認の定義・自動アクションの追加と続いて承認プロセスの有効化までを終えます。この流れが一連の手順になりますので、確認しておきましょう。
方法1：承認プロセスを計画する
実装を成功させるために、各承認プロセスの作成について準備計画を行います。承認プロセスで承認方法を自動化する際に指定する承認ステップでは、特定の承認プロセスに一連の承認を定義していきます。
承認申請の割り当てを誰にするか・代理承認者の申請返答を許可するのかなど、決めておきましょう。また、レコードがステップ条件を満たさない時の動作や申請却下時の動作も指定するので、これらも含めてプロセスを計画しましょう。
方法2：ウィザードを選択する
承認プロセスの作成に適したウィザードを選択します。ただ、Salesforceにはジャンプスタートウィザードと標準ウィザードがあるため、選択前にどちらがニーズに合っているのかを判断する必要があるでしょう。
使用ステップが1つの承認プロセスではジャンプスタートウィザードを使用し、いくつかのデフォルトオプションを選択します。承認プロセスがより複雑で、特定ステップの定義を要する場合は標準ウィザードを使用しましょう。
方法3：承認を定義する
承認プロセスに承認ステップを追加し、承認を定義します。各ステップでステップ条件を満たすレコード・承認申請の割り当てを行うユーザ・各代理承認者による申請返答の可否などを決定し、特定の承認プロセスに一連の承認を定義させるのです。
最初のステップではレコードが条件不足時の動作、その後ステップでは承認者が申請許可した時の動作を指定します。代理承認者とは、承認者によって申請承認代理に任命したユーザのことです。
方法4：自動アクションを追加する
承認プロセスへ、自動アクションを追加します。アクションの関連付けは、承認ステップ・申請・最終承認・最終却下・取り消しに行えます。承認プロセスでサポートされる自動アクションの数は、4つまでです。
自動アクションは、項目自動更新・メールアラート・フロートリガー定義などアクションをバッググラウンドで行う再利用可能なコンポートです。作成後は、プロセス・マイルストン・その他の自動プロセスに追加します。
申請
承認申請は、レコードが申請されたことが受信者に通知されるものです。通知方法には、メール・Salesforceアプリケーション通知・Lishtning Experience通知・Chatter投稿があります。
ユーザが初めて承認申請した時には申請時のアクションが実行され、未承認のレコードはロックされます。ロックはセキュリティや共有設定の影響を受けず、ユーザがレコードを編集できないようにするものです。
最終承認
最終承認（最終承認時のアクション）は、必要な全ての承認が得られた時に実行されるアクションのことです。割り当てられた承認者や、その承認者によって代理となっている代理承認者から承認を完全に得られた時（プロセスの最終段階）のアクションを決めます。
最終却下
最終却下（最終却下時のアクション）は、割り当てられた承認者やその代理承認者が要求を却下し、最終却下状態に移行した際に実行されるアクションのことです。
つまり、承認申請があったレコードを承認せずに却下し、最終却下という状態になった時に実行されるアクションを決めるということです。
取り消し
取り消し（取り消し）時のアクションは、承認申請が取り消された時に実行されるアクションのことです。
承認を求める申請が一度は出されたけれども、承認者による承認・却下が完全になされる前に取り消された時のアクションをどうするのかを決めます。
承認申請されるとレコードはロックされますが、デフォルト設定のままなら取り消された時点でレコードのロックも自動的に解除されます。
方法5：承認プロセスを有効にする
承認ステップを1つ以上作成したら、その承認ステップを追加・定義した承認プロセスを有効化します。有効化とは、つまり実装です。実際にビジネスプロセスとして使えるようにしたところで、承認プロセス作成は完了ということになります。
承認プロセスを利用する前に確認しておきたいこと6つ
承認プロセスを利用する前に確認しておきたいことは、オブジェクト・承認者・承認方法・承認開始条件・申請制限の有無の6つです。
承認プロセスの確認が必要と言われる理由は、設定を行う前に自社のSalesforceの運用状況を知ることでよりスムーズに承認プロセス作成に入ることができると考えられているためです。それでは、それぞれの項目でどういった部分を確認するのかをご紹介していきます。
確認しておきたいこと1：オブジェクト
承認プロセスの作成では現存オブジェクトに承認プロセスを作ることが一般的ですが、承認プロセスと別にオブジェクトを作るかオブジェクト内で条件分岐させれば申請ごとにカスタムすることもできます。
条件分岐の方法では、オブジェクト内で各承認プロセスのレコードタイプなどの項目を作り、申請時に条件分岐させて各自異なる承認プロセスを適用させたりします。
確認しておきたいこと2：承認者は誰なのか
承認者とは、申請が割り当てられる存在のことです。承認者には、マネージャ・ユーザ名を直接設定・申請者が割り当てるといった3つの種類があります。一般的には、申請が直属の上司に割り当てられるようマネージャを選択する場合が多いです。
確認しておきたいこと3：承認方法はどうするのか
承認者の割り当て方法は、承認者を設定してから決めます。
Salesforceでは上位レコードを指定する階層関係項目を利用するため、3つの中から承認者を選ばなくても自動的に割り当てられます。ただし、適切な割り当てにするためには、階層関係項目の利用とメンテナンスされた状態が必要ですので確認しておきましょう。
確認しておきたいこと4：申請を開始する条件
申請開始条件というのは、特定条件を満たすレコードのみを承認プロセスの開始対象とする場合に利用するものです。利用できる項目は、対象のオブジェクト・対象の親オブジェクト・現在のユーザです。
作ろうとしている承認プロセスの申請開始条件が、オブジェクト中の項目で利用できるかを確認してください。できない場合は、参照関係と数式で乗り切る方法を試しましょう。
確認しておきたいこと5：運用のルール
監査証跡の運用ルールについて確認します。監査証跡というのは、監査人がシステム処理内容やプロセスを追跡するための時系列保存データのことです。
監査人に監査証跡としてキー承認済みデータを見せる時は承認履歴レポートが便利ですが、対応可否は監査会社によって異なります。
また、監査証跡は承認履歴部署や役職欄などが変更されるので、過去情報を保持したい時はその仕組みを持つ承認プロセス作成を検討した方が良いでしょう。
確認しておきたいこと6：申請を制限する必要があるか
申請の種類によっては申請者に制限を設けたいケースもありますので、自社ではそういった制限が必要なのかということを確認しておきましょう。たとえば、経費申請は全社員可ですが、商談の割引は営業部、稟議申請は本部長や取締役のみといったケースがあります。
承認プロセスごとに申請者を指定することも可能ですが、その場合は設定もメンテナンスも大変になります。制限を設ける際は、ロールや公開グループを利用すると便利です。
Salesforceの競合にはどのようなものがある？
Salesforceの競合には、Microsoft Dynamics 365・Sales Force Assistant・eセールスマネージャー・Senses・ちきゅうなどがあります。
いずれも日本発ですので、日本で使用する上でのサポート面は海外発のものより優れていますが、この中で得にSalesforceの比較対象になりやすいのは200万人超えのユーザー数を誇るMicrosoft Dynamics 365でしょう。
Salesforceの承認プロセスを活用しよう
Salesforceだけでもビジネスにとって有用な存在となりますが、その承認プロセスを活用することでより良い存在となります。承認プロセスのことを理解し、自社に適した承認プロセスの作成を行いましょう。
この記事の監修者・著者
- AWSパートナー/Salesforce認定コンサルティングパートナー 認定企業
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ITエンジニア派遣サービス事業を行っています。AWSやSalesforceなど専門領域に特化したITエンジニアが3,000名以上在籍し、常時100名以上のITエンジニアの即日派遣が可能です。
・2021年：AWS Japan Certification Award 2020 ライジングスター of the Year 受賞
・2022年3月：人材サービス型 AWSパートナー認定
・AWS認定資格保有者数1257名（2023年7月3日現在）
・Salesforce認定コンサルティングパートナー
・Salesforce認定資格者295名在籍（2023年7月3日現在）
・LPIC＋CCNA 認定資格者：472 名（2022年4月1日時点）
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